Als Selbständiger hat man es nicht immer leicht. Dauernd gibt es neue Vorschriften, die man beachten muss. Eine davon ist die Digitalsignatur auf elektronische Rechnungen.

Ganz einfach gesagt: wenn ich eine Rechnung als PDF-Datei bekomme, muss diese signiert sein damit ich sie für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer geltend machen kann (quasi die Mehrwertsteuer vom Finanzamt wieder bekommen).

Aber was macht man, wenn ein Lieferant eine solche Signatur nicht erstellen kann? Dann fordert man eine Rechnung auf Papier an – ohne Zusatzkosten, versteht sich.

Bei 1&1 bin ich allerdings auf ein neues Problem gestoßen – sie können signierte Rechnungen erstellen, machen es für mich aber nicht. Sie haben mich nämlich als Privatkunde eingestuft.

Nach Erhalt meiner letzten Rechnung schrieb ich an 1&1 mit der Bitte, mir doch eine signierte PDF-Datei zukommen zu lassen. Die Antwort:

Sehr geehrter Herr Tappenden,

vielen Dank für Ihre Anfrage.
Hierzu möchten wir Sie auf folgende Dinge hinweisen.

Privatkunden:

- Sind NICHT vorsteuerabzugsberechtigt.
- Erhalten unsere Rechnungen standardmässig per Mail
  OHNE elektronischer Signatur.

Firmenkunden (Gewerbe angemeldet) und als solche bei uns
im System angelegt:

- Sind vorsteuerabzugsberechtigt.
- Erhalten standardmässig ebenfalls die Rechnung per Mail
  aber MIT elektronischer Signatur.

Generell: Die Online-Rechnungen (immer ohne Signatur) werden i.d.R.
nicht vom Finanzamt anerkannt. Dafür ist die Mailrechnung mit passender
elektronischer Signatur und Verifikationsbericht notwendig!

Das hörte sich alles plausibel an, war aber für mich nichts neues. Also bat ich 1&1 mich mir in Zukunft eine signierte Rechnung zu schicken. Schließlich habe ich auch ein Gewerbe angemeldet.

Die Antwort:

Nach Überprüfung des Sachverhaltes teilen wir Ihnen mit, dass wir

Rechnungen mit digitaler Signatur nur an Firmenkunden versenden dürfen.

Da Sie als Privatperson einen Vertrag mit uns haben, ist es uns
nicht möglich.

Also schrieb ich erneut an 1&1 mit der Bitte mein Konto Umstellung auf ein Firmenkonto und bot mein Gewerbeschein an als Nachweis für diese Berechtigung.

Wieder erhielt ich eine kurze Antwort:

gerne haben wir Ihnen die Information zugeschickt, wie man den Vertrag

von Privat auf eine Firma umschreiben kann.

aber dazu eine lange Antwort mit dem Link zu einem Formular. Ich soll neben meinem Gewerbeschein und eine Kopie meines Ausweises tatsächlich eine Vertragsumschreibung vornehmen, und zwar von mir als Privatperson auf mich als Einzelunternehmer. Konkret heißt das: alle Felder (Name, Anschrift, E-Mail & Kontoverbindung) bleiben wie vorher, ich unterschreibe sowohl als alter als auch neuer Vertragspartner.

Das kam mir als sehr viel Aufwand vor, nur um eine Signatur zu bekommen, also schrieb ich erneut mit der Bitte mich etwas einfacher umzustellen, denn alle Daten würden gleich bleiben. Es macht für mich also keinen Sinn alles zweimal einzutragen.

Die Antwort von 1&1:

Sehr geehrter Herr Tappenden,

wie Ihnen bereits mitgeteilt wurde, versenden wir Rechnungen

mit digitaler Signatur nur an Firmenkunden.

Sofern Sie Ihre Rechnungen inklusive digitaler Signatur

zugestellt haben möchten, ist es notwendig Ihren Vertrag
auf einen Firmenaccount umzuschreiben.

Ich könnte natürlich auch anrufen und versuchen das Problem telefonisch zu klären, allerdings möchte ich nicht die 0900er Rufnummer auf der Rechnung anrufen.

Also habe ich mich heute hingesetzt und das Formular – so sinnlos wie ich das finde – ausgefüllt und mit allen Unterlagen an 1&1 per Fax verschickt. Nun bin ich auf die Reaktion gespannt.

Und all das wegen 1,95EUR im Jahr!

Update 30.10.2008:

1&1 hat nach meinem Fax die Änderung meiner Daten in einer E-Mail bestätigt.

Heute (30.10.2008) kam dann die nächste Rechnung: wieder ohen Digitalsignatur. Ich habe sofort eine E-Mail an die 1&1 Kundenbetreuung geschickt und bin gespannt auf die Antwort.

Update 06.11.2008:

Es ist ein Wunder geschehen! Heute habe ich von 1&1 die Rechnung für dieses Jahr – und für letztes Jahr – erneut zugeschickt bekommen: und zwar digital signiert!