Toodledo: Aufgaben Online organisieren

Wer mit Aufgabenlisten seine Arbeit oder sogar sein Leben organisiert, braucht ein System, damit die Listen auch abgearbeitet werden und die Verwaltung der Listen selbst nicht zur Aufgabe wird.

Hier gibt es seit Jahren verschiedene – auch papier-basierte – Systeme auf dem Markt, und früher habe ich selbst gerne mit einer Kombination von einem Psion Computer und die PC-Software Lotus Organizer gearbeitet.

Heute habe ich eine web-basierte Anwendung entdeckt, die weitestgehend meinen Anforderungen entspricht: Toodledo.

In erster Linie werden natürlich mit Toodledo Aufgaben verwaltet.  Die Aufgaben können mit einem Zieldatum, einer Kategorie („Folder“) und einer Priorität versehen und  die Aufgabenliste kann dann nach diversen Kriterien sortiert und unterteilt werden.

Zwei interessante Ansichten sind „Hotlist“ und „Starred“.  Für „Hotlist“ kann man Auswahlkriterien setzen, um die dringendsten Aufgaben aufzulisten, zum Beispiel die höchste Priorität oder fällig innerhalb einer Woche.  „Starred“ ist eine Liste, die man manuell einrichtet.  Das heißt: Sie können einzelne Aufgaben mit einem Stern versehen, um diese als Liste abzuarbeiten.  Vor allem diese Liste nutze ich gerne, wenn ich die Aufgaben für den aktuellen Tag plane.

Wie man vielleicht heutzutage erwarten würde, gibt es diverse Apps, die man auf einem Smartphone nutzen kann.  Aber auch ohne Smartphone kann man die Listen unterwegs abrufen, denn Toodledo bietet erfreulicherweise auch einfache mobile Webseiten an – sogar 3 Stück – damit auch die ältesten Browser zurecht kommen sollen.

Über die bevorstehenden Aufgaben kann man sich dann per E-Mail oder SMS erinnern lassen und neue Aufgaben können auch über eine E-Mail-Adresse eingereicht werden.

Sogar über Twitter kann man neue Aufgaben erstellen.

Die „Folders“ können wahlweise als „Privat“ markiert werden.  So werden alle Aufgaben, die einer solchen Kategorie zugewiesen sind, ebenfalls als „Privat“ markiert.  Arbeitet man alleine ist das vielleicht nicht so wichtig, aber wenn Sie mit anderen Nutzern zusammenarbeiten können Sie so Ihre privaten Aufgaben für sich behalten.

Nicht zuletzt kann sich für den normalen User, auch die Möglichkeit die Aufgaben mit Textnotizen zu belegen, als nützlich erweisen.

Die Funktionen, die ich bisher genannt habe, sind sogar kostenlos!  Es lohnt sich also auf jeden Fall ein Konto anzumelden, um die Handhabung auszuprobieren.

Es gibt aber auch zwei kostenpflichtige Stufen, die mehr Funktionen mit sich bringen.  Da der Preis für die höchste Stufe sehr günstig ist – zur Zeit $29,95 pro Jahr – sind sie durchaus bezahlbar.

Diese Funktionen sind unter anderem:

• Dateianhänge.  So können Sie Dateien, die zu einer Aufgabe gehören, Uploaden oder per E-Mail einreichen und zuweisen.
• Sub-Tasks (Unteraufgaben).  Wenn eine Aufgabe mehrere Schritte hat, können Sie sie einzeln dokumentieren aber auch gebündelt darstellen.
• Standorte.  Sie können definieren, an welchem Standort eine Aufgabe durchgeführt werden muss.  Vor allem mit Smartphones mit GPS kann dies dazu führen, dass die Aufgaben je nach Standort anders dargestellt werden.
• Ziele.  Sie können Ziele definieren und Aufgaben zuweisen, um zu sehen wie weit Sie von einem Ziel entfernt sind.
• Kontexte.  Sie können bestimmte Zeiten oder Zustände definieren, z.B. „Abends“, und zu anderen Zeiten diese Aufgaben ausblenden.
• Archivzeit.  Erledigte Aufgaben können länger bzw. unbeschränkt aufbewahrt werden.
• SSL.  Der Zugriff auf die Aufgaben erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.

Wenn Sie alle notwendige Details erfasst haben, kann Toodledo sogar vorschlagen, welche Aufgaben Sie als nächstes erledigen sollen, je nachdem wie viel Zeit Sie an Ihrem aktuellen Standort haben.

Ich finde Toodledo ein großartiges System und habe ich ihn jetzt seit fast einem halben Jahr im Einsatz.  Dabei nutze ich bestimmt nicht die Hälfte aller Optionen und entdecke immer wieder neue Wege mich damit zu organisieren.

Wenn Sie noch keine web-basierte Aufgabenverwaltung nutzen, aber viele Aufgabenlisten führen, dann sollten Sie es ausprobieren.

Eines noch: man kann die Aufgaben sogar so ausdrucken, dass es ein 8-seitiges Taschenbuch ergibt.  Für diejenigen die dann doch lieber auf Papier arbeiten, könnte das die perfekte Übergangslösung sein!